In het kader van de dienstverlening van Oostrom Legal worden persoonsgegevens verwerkt. Oostrom Legal wordt in dit verband beschouwd als de verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 ("AVG"). Het begrip "persoonsgegeven" omvat alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Oostrom Legal heeft als doel om via dit Privacy Statement u te informeren over het gebruik van uw persoonsgegevens en uw privacyrechten. Indien u aanvullende vragen heeft, nodigen wij u uit om contact met ons op te nemen.
Welke persoonsgegevens verwerkt Oostrom Legal?
Cliënten
Oostrom Legal verwerkt de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van (contactpersonen van) cliënten:
NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats), zoals verstrekt door de cliënt.
Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens), zoals verstrekt door de cliënt.
Gegevens met betrekking tot de behandeling van de zaak of de beslechting van een geschil, inclusief gegevens over de wederpartij en derden, verstrekt door de cliënt, wederpartij of derde partij, of verkregen uit openbare bronnen zoals het Kadaster, Handelsregister en Kamer van Koophandel.
Andere gegevens van cliënten die vereist zijn vanwege toepasselijke wet- of regelgeving, zoals gegevens met betrekking tot een identiteitsbewijs en een oud-cliëntenlijst onder bepaalde omstandigheden.
Gegevens voor het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven, betalingen en het innen van vorderingen, inclusief bankrekeninginformatie verstrekt door de cliënt.
Leveranciers
Oostrom Legal verwerkt de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van personen die producten of diensten leveren aan Oostrom Legal of werkzaam zijn bij deze leveranciers:
NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats), zoals verstrekt door de leverancier.
Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens), zoals verstrekt door de leverancier.
Gegevens voor het plaatsen van bestellingen, inkopen van diensten, berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven, betalingen en het innen van vorderingen, inclusief bankrekeninginformatie verstrekt door de leverancier.
Andere gegevens van leveranciers die vereist zijn vanwege toepasselijke wet- of regelgeving.
Derden
Oostrom Legal kan de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van derden verwerken, zoals personen die geen cliënten zijn maar waarvan persoonsgegevens in de dossiers voorkomen, advocaten en andere adviseurs waarmee Oostrom Legal contact heeft:
NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats), voor zover bekend bij Oostrom Legal.
Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens), voor zover bekend bij Oostrom Legal.
Gegevens met betrekking tot elektronische berichten afkomstig van of bestemd voor derden en gegevens die noodzakelijk zijn om contact te onderhouden met deze derden.
Andere gegevens van derden verkregen uit openbare bronnen of verstrekt door cliënten, wederpartijen of derden in het kader van de behandeling van een zaak of de beslechting van een geschil.
Op welke grondslagen en voor welke doeleinden verwerkt Oostrom Legal uw persoonsgegevens?
Oostrom Legal verwerkt uw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende juridische grondslagen:
A) Wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of voor het verrichten van precontractuele handelingen op uw verzoek.
B) Wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
C) Wanneer dit noodzakelijk is ter behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Oostrom Legal of een derde partij.
D) Met uw toestemming.
Als Oostrom Legal uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, zal Oostrom Legal deze toestemming afzonderlijk aan u vragen. U heeft te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken, maar dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Oostrom Legal gebruikt de bovengenoemde persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, waarbij per doel wordt aangegeven op welke van de hierboven genoemde grondslagen (A tot en met D) Oostrom Legal zich baseert. In gevallen waarin de verwerking is gebaseerd op het "gerechtvaardigd belang", wordt dit belang kort toegelicht. Neem gerust contact op als u specifieke vragen heeft over deze verwerkingen.
Doeleinden en bijbehorende grondslagen:
Het verlenen van juridische diensten, inclusief het identificeren van de cliënt en het uitvoeren van een belangenverstrengelingcontrole (grondslagen A en C: het kunnen aanbieden en verbeteren van de dienstverlening).
Administratieve doeleinden, zoals het berekenen of vastleggen van vergoedingen of uitkeringen, inkomsten en uitgaven, betalingen en het innen van vorderingen (inclusief het inschakelen van incassobureaus of deurwaarders) (grondslagen A, B en C: het belang van een correcte administratie).
Het behandelen van eventuele klachten en geschillen over de dienstverlening (grondslagen A, B en C: ter verdediging van rechten, het behouden en verbeteren van bestaande relaties via effectieve klachtenafhandeling, het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening).
Communicatie met u (grondslagen A, B en C: het belang om de diensten van Oostrom Legal onder de aandacht van bestaande klanten te brengen).
Bestellingen plaatsen of diensten inkopen (grondslagen A, B en C: het belang van een correcte administratie).
Uitvoeren van accountantscontrole en andere interne controle (grondslagen A, B en C: het belang van een correcte administratie).
Aan wie verstrekt Oostrom Legal uw persoonsgegevens?
Oostrom Legal deelt uw persoonsgegevens niet met derden ("ontvangers" zoals bedoeld in de privacywetgeving), tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de in dit Privacy Statement genoemde doeleinden, wettelijk verplicht is, of u hiervoor toestemming heeft gegeven. Derden aan wie persoonsgegevens worden verstrekt, zijn verplicht om vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. Als deze partijen worden beschouwd als "verwerkers" in de zin van de privacywetgeving, zorgt Oostrom Legal ervoor dat zij een verwerkersovereenkomst sluiten die voldoet aan de eisen van de AVG. Derde partijen die zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken zijn, zoals accountants, notarissen en partijen voor opinies of deskundigenrapporten, zijn verantwoordelijk voor de naleving van de toepasselijke privacywetgeving voor de verdere verwerking van uw persoonsgegevens.
Oostrom Legal kan persoonsgegevens van cliënten, leveranciers en derden delen met:
Tegenpartijen, advocaten of adviseurs in het kader van de dienstverlening.
Rechtsopvolgers als Oostrom Legal wordt overgenomen door of fuseert met een ander bedrijf.
Gerechten en overheidsinstellingen.
Andere partijen, zoals toezichthouders en andere instanties, indien wettelijk verplicht of met uw toestemming.
Voor de dienstverlening kan Oostrom Legal persoonsgegevens doorgeven aan ontvangers in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) die mogelijk een lager niveau van bescherming van persoonsgegevens bieden dan de Europese wetgeving. In dat geval zorgt Oostrom Legal ervoor dat de doorgifte van persoonsgegevens in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving, bijvoorbeeld door het sluiten van door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontracten of door te beoordelen of aanvullende maatregelen nodig zijn om een passend beschermingsniveau te waarborgen. Als u meer informatie wilt over deze waarborgen of een kopie daarvan wilt ontvangen, aarzel dan niet om contact op te nemen met Oostrom Legal.
Hoe lang bewaart Oostrom Legal uw persoonsgegevens?
Oostrom Legal bewaart uw persoonsgegevens niet langer in een identificeerbare vorm dan nodig is om de in dit Privacy Statement genoemde doeleinden te bereiken. Oostrom Legal hanteert de volgende bewaartermijnen:
Dossiers van behandelde zaken worden gedurende ten minste vijf jaar bewaard (en langer indien wettelijk vereist).
Persoonsgegevens die op grond van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) moeten worden geadministreerd, worden gedurende 7 jaar bewaard (vanaf het einde van het jaar waarin de gegevens niet langer relevant zijn voor de fiscale bedrijfsvoering) in overeenstemming met de fiscale bewaarplicht zoals voorgeschreven door artikel 52 lid 4 AWR.
Specifieke bewaartermijnen kunnen worden verlengd als er wettelijke bewaarplichten van toepassing zijn of als het nodig is om de gerechtvaardigde belangen van Oostrom Legal te behartigen, zoals voor het afwikkelen van incidenten of juridische geschillen.
Beveiliging
Oostrom Legal heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde verwerking, verlies, vernietiging, schade, wijziging of openbaarmaking. Als u vragen heeft over de beveiliging van uw persoonsgegevens of als u vermoedt dat er sprake is van misbruik, kunt u contact opnemen via info@oostromlegal.nl.
Uw privacyrechten
U heeft verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door Oostrom Legal:
Het recht om te verzoeken of Oostrom Legal uw persoonsgegevens verwerkt en, indien dit het geval is, om inzage te krijgen in uw persoonsgegevens en bepaalde informatie over de verwerking ervan.
Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens als deze onjuist of onvolledig zijn.
Het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (het "recht op vergetelheid").
Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of om de verwerking ervan te beperken.
Het recht om toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken als de verwerking is gebaseerd op uw toestemming.
Het recht op ontvangst of overdracht van uw persoonsgegevens aan een door u aangewezen derde in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm (het "recht op dataportabiliteit").
Oostrom Legal maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming zoals bedoeld in artikel 22 van de AVG.
Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen met Oostrom Legal via info@oostromlegal.nl.
Om te voorkomen dat Oostrom Legal informatie aan de verkeerde persoon verstrekt, kan het nodig zijn om aanvullende informatie te verstrekken om uw identiteit te verifiëren. In principe zal Oostrom Legal u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren of aan uw verzoek kan worden voldaan. In bepaalde gevallen, zoals bij complexe verzoeken, kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. Als Oostrom Legal uw verzoek weigert, zal zij u uitleggen waarom. Meer informatie over uw privacyrechten is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Klachten
Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Oostrom Legal, zal Oostrom Legal proberen om samen met u tot een oplossing te komen. Als dit niet leidt tot het gewenste resultaat, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens. Als u in een ander land van de Europese Unie woont of werkt, kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder van dat land.
Wijzigingen
Dit Privacy Statement is voor het laatst bijgewerkt op 1 augustus 2023. Oostrom Legal behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement. De meest recente versie van dit Privacy Statement zal altijd beschikbaar zijn op de website www.oostromlegal.nl. Als er substantiële wijzigingen zijn die een of meer betrokkenen aanzienlijk kunnen beïnvloeden, zal Oostrom Legal proberen deze betrokkenen rechtstreeks te informeren.
